SaaS-Replacement mit KI: Wann sich der Eigenbau rechnet – am Beispiel Calendly

Viele Unternehmen zahlen für SaaS-Werkzeuge, von denen sie nur einen kleinen Teil nutzen – und zwar pro Kopf. Mit jeder neuen Mitarbeiterin steigt die Rechnung, während der genutzte Funktionsumfang gleich bleibt.

Coding Agents wie Claude Code oder OpenCode haben den Aufwand für klar beschriebene Fachanwendungen deutlich gesenkt. Damit verschiebt sich die klassische Make-or-Buy-Frage: Eine kleine, gut abgegrenzte Anwendung selbst zu bauen und in der eigenen Azure-Umgebung zu betreiben, ist heute oft in Tagen statt Monaten machbar.

Entscheidend ist dabei nicht die Programmierung, sondern drei Dinge drumherum: eine saubere Spezifikation, verbindliche Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen und eine klar benannte Verantwortung für den Betrieb.

Nicht jedes Werkzeug ist ein guter Kandidat. Die Tabelle hilft bei der ersten Einordnung.

Calendly rechnet pro Gastgeber ab; wer einen Termin bucht, braucht keinen Zugang. Listenpreise bei jährlicher Abrechnung (Stand November 2026): Standard 10 US-Dollar, Teams 16 US-Dollar und Teams mit KI-Zusatz 24 US-Dollar pro Sitz und Monat. Enterprise beginnt bei 15.000 US-Dollar pro Jahr ab 50 Sitzen – erst dort sind SSO mit SAML, Audit-Log und eine Löschschnittstelle enthalten; im Teams-Tarif ist SSO ein optionaler Zusatz.

Für den Eigenbau definieren wir den Umfang, den ein typisches Vertriebs- oder Beratungsteam wirklich nutzt:

Wir rechnen mit einem Tagessatz von 1.100 € und einer Umsetzung mit Coding Agents unter Review-Pflicht. Betrieben wird die Anwendung in einer bestehenden Azure Landing Zone. Zur Vereinfachung setzen wir 1 US-Dollar = 1 Euro.

Der Eigenbau kostet über drei Jahre 12.100 € + 3 × 3.780 € = 23.440 €, fast unabhängig von der Zahl der Nutzer. Die SaaS-Kosten wachsen dagegen linear mit jedem Sitz.

Ein Terminwerkzeug wirkt harmlos, hat aber Zugriff auf die Kalender aller Gastgeber und sammelt Namen, E-Mail-Adressen und Gesprächsanlässe von Kunden. Im Eigenbau bleibt beides in Ihrer Umgebung.

Der zweite Vorteil ist Freiheit: Sie warten nicht auf die Produkt-Roadmap eines Anbieters und zahlen keinen Tarifsprung, weil eine Funktion nur im nächsthöheren Paket steckt.

Beispiele, die im Eigenbau mit wenigen Personentagen möglich sind: Buchungen direkt am CRM-Datensatz ablegen, Anfragen mit eigenen Regeln vorqualifizieren, Räume oder Demo-Geräte mitbuchen, interne Freigabeschritte einbauen, das Anliegen vor dem Termin mit einem eigenen Sprachmodell zusammenfassen – über LLMrouter.eu mit Modellen aus Europa.

So prüfen und ersetzen Sie ein SaaS-Werkzeug, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

MAKONIS erstellt mit Ihnen das SaaS-Inventar und die Make-or-Buy-Rechnung, baut die Ersatzanwendung mit AI Software Engineering und betreibt sie auf Wunsch in Ihrer Azure Landing Zone weiter.

Für Unternehmen, die viele solcher internen Anwendungen bauen wollen, gibt es Scalor.io: die selbst gehostete Plattform, auf der Fachbereiche und Entwickler gemeinsam Apps mit KI-Agenten entwickeln – in isolierten Arbeitsumgebungen, in Ihren Git-Repositories und über Ihre Freigabeprozesse bis in die eigene Cloud. Starten Sie mit einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch mit unseren Engineers.